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      檔案整理工作離不開的設備-檔案密集架

      文章出處:常州市武新圖書設備用品有限公司 人氣:0發布人:武新-密集架廠家發表時間:2021-05-12 13:23:46

      檔案整理為什么要用檔案密集架?相信大家都知道檔案資料的重要,不僅可以記錄現在的資料信息,還能借鑒經驗,非常珍貴,需要我們好好保管。想要好好保存少不了就需要購買一些存儲設備。一開始是使用辦公桌的抽屜和文件柜簡易收納,后來發展成檔案柜,現在開始普遍使用檔案密集架。

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      檔案管理為什么要用密集架,那是因為堆積如山的檔案,傳統的文件柜已經無法滿足。基本大家辦公空間都會很亂,如果沒有合理收納起來,查找也很不方便,可能找一份資料要花費半天甚至更久,找到了也就算了,找不到就麻煩了,所以想要更好的保護檔案資料還是要靠檔案密集架,密集架不僅防火防潮,還能防塵防蟲,簡直就是紙質文件的保護傘。

      檔案管理的主要內容包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案查閱、檔案統計分析、檔案編寫和科學研究(見檔案文獻編撰)、以及檔案提供充分利用的工作。其中最重要的就是檔案整理,那么檔案整理工作要怎么進行哪?

      1.整理檔案:歸檔文件以件為單位,通常每份文件為一件,裝入一個軟卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后。文件與文件之間要按照一定的順序排列,如可以按時間、事由等順序排列文件,一旦文件的排列順序固定下來,文件的件號也就相應地出來了。

      2.拆釘:為了文件能夠長久保管,需要把文件的金屬釘拆掉。

      3.編寫頁碼:文件材料以件為單位編寫頁碼,凡有字的均算一頁,頁碼用阿拉伯數字編寫,正面頁碼寫在文件右下角,反面頁碼寫在文件左下角。另外,凡歸檔保存的材料,均使用黑筆書寫,不可使用鉛筆或圓珠筆等。

      4.加蓋歸檔章:在文件首頁右上角空白處加蓋歸檔章。

      5.填寫歸檔章:歸檔章的內容包括:年度、保管期限、類目、件號、頁數五部分。

      交接手續:檔案整理完畢后,由歸檔部門統一將目錄和交接手續一并移交檔案館,電子版目錄、交接手續用辦公自動化發給檔案館工作人員。其中交接手續一式兩份,當場進行交接,移交人、接收人簽字,雙方各存一份備查。

      檔案裝具:檔案整理所需的檔案盒、軟卷皮、備考表、歸檔章、檔案密集架等均由單位進行采購。

      檔案管理如此重要,此時此刻檔案整理有個檔案密集架這個好幫手的話,檔案整理和管理工作的效率與作用將更上一層樓。


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